החיים לצד הקורונה בבאר שבע
כיצד הובלנו תהליך של חשיבה משותפת, יצירתית ואינטגרטיבית לגיבוש ארגז כלים ניהולי חדש ותכנון דרכי הפעולה וסדרי העדיפויות בעירייה?
במהלך ההתמודדות עם נגיף הקורונה, עיריית באר שבע יחד עם כלל העיריות בארץ התמודדה עם מציאות חירומית, הנחיות משתנות ואוכלוסיות ייחודיות להן נתנה מענה מקיף: קשישים, משפחות צעירות, תלמידים ותלמידות במערכת החינוך, בעלי העסקים בעיר ועוד. הטיפול דרש מהעירייה הסתגלות גמישה וזריזה למציאות המשתנה. לקריאה בהרחבה על המהלכים שהובלנו בתקופת הסגר, לחצו כאן.
כעת, כשאנחנו נמצאים "בעידן הקורונה" תקופה חדשה של שגרת חיים לצד הנגיף, עם שינויים תכופים בהנחיות הבריאות, אנחנו בצוות החדשנות עבדנו עם האגף האסטרטגי בעירייה לקידום ההיערכות בטווח הזמן הבינוני והארוך בכדי לסייע לרשות לבצע התאמות ולהמשיך לתת שירות ראוי לתושבים.
מטרת התהליך הייתה לסייע לאגפי העירייה לעדכן את כיווני העבודה שלהם, לטובת ניהול אפקטיבי של העיר,תחת תנאי אי הוודאות שיצרה הקורונה.
כיצד עשינו זאת?
בחרנו שישה מנהלי אגפים שיעמדו בראש צוותי עבודה רוחביים בהם חברים עובדים ועובדות המגיעים מאגפים שונים בעירייה ובחברות הבת. כל צוות עסק באחד מהנושאים הבאים: תרבות פנאי וספורט, חברה וקהילה, המערכת העסקית, תכנון ופיתוח, ילדים ונוער וההון אנושי.
ראשי הצוותים הובילו את תהליך העבודה והנחו את המפגשים לפי עקרונות העבודה ובהתאם למתודולוגייה המפורטת.
קידום ההיערכות בטווח הזמן הבינוני והארוך
קונקרטיות
תוצרי הצוותים יוגדרו כפעולות, אותן אח"כ יידרשו לתרגם לתוך תוכניות העבודה האגפיות.
איזון
עבודה קשובה הלוקחת בחשבון נקודות מבט שונות
מיקוד
כל צוות יתמקד באתגרים וסוגיות מרכזיות
מקצועיות
תהליך עבודה מבוסס למידה ונתונים בשילוב ידע ארגוני
צוותים חוצי אגפים תוך שבירת ההיררכיה.
גיוון
תהליך עבודה קצוב בזמן
מיידיות
עקרונות העבודה שהנחו אותנו בתהליך
מבנה תהליך העבודה
ראשי הצוותים הנחו את המפגשים והובילו את מתודולוגיית העבודה באמצעות מסמך להנחייה ובו פירוט על התהליך והתוצר המצופה בכל מפגש. בנוסף, נעזרו הצוותים ב"קנבסים", מצגות ששימשו במקום דפי עבודה במפגשים הוירטואלים.
מפגש 3
מפגש 2
מתמקדים בפעולות העלאת רעיונות שונים לפתרון כל אחת מהסוגיות, תוך התייחסות להזדמנויות, איומים ונתונים שנאספו
גיבוש תרחישי העתיד וניתוח הזדמנויות וחסמים
מפגש 1
איתור הסוגיות והאתגרים המרכזיים בעבודה
לאחר מיפוי ההזדמנויות והאיומים, הצוותים ניגשו לעבודה והעלו רעיונות שונים לפתרון כל אחת מהסוגיות, תוך התייחסות להזדמנויות, איומים ונתונים שאספו על הסוגיות.
אחרי שהייתה בידם רשימה ארוכה של רעיונות, הם נדרשו לדרג את הרעיונות באמצעות שאלון שבחן את מידת הישימות של הרעיונות, מידת ההשפעה ועד כמה חברי הצוות אוהבים כל אחד מהרעיונות. ביצענו ניתוח של התשובות בשאלון וסייענו לצוותים להתמקד ולבחור 3-4 רעיונות מרכזיים.
בשלב הבא הצוותים העמיקו ברעיונות שבחרו באמצעות סט שאלות. לדוגמא: מה הפעולה דורשת? (משאבי כוח אדם, משאבים טכנולוגיים או כספיים), מדוע הפעולה מתאימה דווקא לבאר שבע? איך הפעולה יכולה להשתנות במצב חירום? כיצד תראה הצלחה? ועוד .
אחרי פיתוח הרעיונות הנבחרים הצוותים ריכזו את התוצר הסופי במצגות והחלו לפעול בכדי ליישם את היוזמות השונות. בהמשך, מנהלי הצוותים צפויים להציג את המצגות בפני מנכ"לית העירייה.
אחרי עיבוד לסוגיות, הצוותים התבקשו לדמיין כיצד תראה מציאות החיים שלצד הקורונה כשהסוגיות שנבחרו יתממשו. את החלק הזה ליוותה מאיירת שאיירה את תמונת העתיד שדמיינו יחד הצוותים, במהלך המפגש.
לאחר מכן, הצוותים עברו לניתוח הזדמנויות ואיומים שיכולים להשפיע לחיוב או לשלילה על קידום תמונת העתיד הרצויה ואליהם הם נדרשים להתייחס בתכנון הפתרונות לסוגיות השונות.
הצוותים התבקשו לחבוש את "משקפי הקורונה" ולבחון את המגמות, השינויים וההזדמנויות שנוצרו בתקופת הקורונה ועתידים לחולל שינוי בעיר.
לאחר מכן, התבקשו הצוותים לזהות סוגיות מרכזיות שניתן לפרוט לפעולות בשטח. הצוותים עבדו עם כלי עבודה (קנבסים) וביצעו יחד סיעור מוחות, בחנו את הסוגיות ובחרו 2 סוגיות שחשבו שהן משמעותיות וניתן ליישמן.
לכל צוות הוכן מראש קיט דוגמאות שונות למגמות, הזדמנויות ופעילויות שכבר נעשו בעולם ונוגעים לתחום העבודה שלו.
בנוסף, בשלב זה רצינו לדעת כיצד חוו מנהלי הצוותים את התנעת התהליך והמפגש הראשון, ביקשנו מהם למלא סקר קצר. אחד מהמנהלים כתב: "...מאד אהבתי את הגיוון של החברים בצוות ואת העובדה ששובצו אנשי כספים ואנשי משאבי אנוש וכמובן נציג מבני הנוער" מנהלת אחרת כתבה:" המפגש האנושי הבין אגפי , ההבניה של התהליך והמיקוד היו מוצלחים מאוד"
